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의류 발주서에서 가장 흔하게 발생하는 클레임은 디자인이나 가격 문제가 아니라 단위 표기 실수에서 시작됩니다. 특히 수량 단위(PCS vs SET), 컬러 코드 표기, 사이즈 비율(사이즈 스펙) 세 가지에서 오류가 나면 생산 후 발견되어 손실 규모가 커집니다.
📎 첨부한 발주서 양식(발주서양식_실습파일.xlsx)을 다운로드해서 그대로 쓰셔도 됩니다. SET/PCS 환산, 컬러코드, 사이즈 비율표, 체크리스트가 모두 함수로 연결되어 있어 수량만 바꾸면 자동으로 재계산됩니다.
이 글에서 답하는 문제
- PCS와 SET을 혼동해서 생기는 수량 오류
- 컬러 코드를 거래처마다 다르게 써서 생기는 혼선
- 사이즈 비율(사이즈 스펙) 표기를 빠뜨려서 생기는 생산 오류
실수 1: PCS와 SET 단위 혼동
세트 상품(예: 상하의 세트)을 발주할 때 "100 PCS"라고 쓰면 공장에 따라 상의 100개, 하의 100개로 해석할 수도 있고, 50세트(상하 합쳐 100개)로 해석할 수도 있습니다. 이 차이는 발주 단계에서는 작아 보이지만 생산 완료 후 발견되면 절반의 수량 부족이 발생합니다.
해결 방법: 발주서에 단위를 숫자 옆에 항상 괄호로 풀어서 명시합니다.
예시: 100 SET (상의 100EA + 하의 100EA = 총 200PCS)
이렇게 "SET 기준 수량"과 "PCS 환산 수량"을 둘 다 적어두면 공장과 발주자 양쪽 모두 같은 숫자를 보게 됩니다.
실수 2: 컬러 코드를 거래처 기준으로 통일하지 않음
브랜드마다 컬러명이 다릅니다. 같은 색을 "차콜그레이"라고 부르는 거래처가 있고 "다크그레이"라고 부르는 거래처가 있습니다. 발주서에 색상명만 적으면 원단 공장과 봉제 공장이 서로 다른 색상 샘플을 기준으로 작업할 위험이 있습니다.
해결 방법: 색상명 옆에 반드시 판토네 코드(Pantone) 또는 자체 컬러칩 번호를 함께 표기합니다.
예시: 차콜그레이 (PANTONE 19-4007 TCX)
컬러칩을 같이 보낼 수 없는 상황이라면 최소한 컬러 코드 번호만이라도 명시해야 색상 클레임을 줄일 수 있습니다.
실수 3: 사이즈 비율(스펙) 표를 빠뜨리고 총 수량만 기재
"S/M/L/XL 합쳐서 500장"이라고만 적으면 공장이 임의로 사이즈를 배분해 생산할 수 있습니다. 시장 수요와 다르게 특정 사이즈가 과잉 또는 부족하게 생산되는 경우가 흔합니다.
해결 방법: 발주서에는 항상 사이즈별 정확한 수량 비율 표를 첨부합니다.
| 사이즈 | 비율 | 수량(예: 총 500장 기준) |
|---|---|---|
| S | 15% | 75장 |
| M | 35% | 175장 |
| L | 35% | 175장 |
| XL | 15% | 75장 |
사이즈 비율은 직전 시즌 판매 데이터를 기반으로 정하는 것이 가장 안전하며, 신규 아이템이라면 유사 카테고리의 과거 비율을 참고합니다.
발주서 작성 시 최소 체크리스트
- 수량 단위가 SET인지 PCS인지 명확히 구분되어 있는가
- 컬러명 옆에 판토네 코드 또는 컬러칩 번호가 있는가
- 사이즈별 비율과 수량이 표로 첨부되어 있는가
- 발주 단가가 부가세 포함/별도 여부까지 명시되어 있는가
- 생산 마감일(공장 출고일)과 검수 일정이 구분되어 있는가
마무리
발주서 오류는 대부분 "당연히 알아들었을 것"이라는 가정에서 시작됩니다. 단위, 컬러, 사이즈 비율 이 세 가지만 매번 숫자와 코드로 명확히 표기하는 습관을 들이면 생산 후 클레임의 상당수를 사전에 막을 수 있습니다.
관련 글: 글로벌 패션 브랜드 기업분석 시리즈 (아카이브 — 신규 발행은 중단)