엑셀 필터를 사용자 정렬 순서로 정렬하는 방법 (오름/내림차순 이외)

 

회사에서 판매현황 정리하다 보면, 구분 값을 단순 오름차순/내림차순이 아니라
**“노트북 → TV → 컴퓨터”**처럼 업무 기준 순서로 정렬해야 할 때가 꽤 많습니다.

그런데 필터 화살표 눌러 보면 정렬 메뉴는 항상
오름차순 / 내림차순만 보이고,
원하는 순서대로 깔끔하게 정렬하는 기능은 잘 안 보이죠.

오늘은 제가 실무에서 쓰는 방법 그대로,
엑셀에서 원하는 순서대로 정렬하는 법을 정리해 보겠습니다.
(예시는 ‘노트북, TV, 컴퓨터’ 순서 기준입니다.)

---

1. 상황 정리 – 왜 오름차순/내림차순으로는 안 되는가

예를 들어 구분 열에 아래처럼 데이터가 있다고 해 보겠습니다.

• 노트북
• TV
• 컴퓨터

오름차순으로 정렬하면 TV → 노트북 → 컴퓨터처럼
가나다 순(알파벳 순)으로 정렬되고,
내림차순을 쓰면 컴퓨터 → 노트북 → TV 순서가 됩니다.

하지만 보고서나 과제에서는
“노트북 → TV → 컴퓨터 순서로 정렬하세요”
라고 딱 찍어서 요구하는 경우가 많습니다.

이럴 때 쓰는 기능이 바로 ‘사용자 지정 목록’ 정렬입니다.

---

2. 엑셀 ‘사용자 지정 목록’으로 정렬하는 정석 방법

1) 정렬 대화상자 열기

1. 먼저 정렬하고 싶은 표 안 아무 셀이나 클릭합니다.
   (예: 구분 열 B4 셀 등)
2. 상단 메뉴에서 **[데이터] 탭 → [정렬]**을 클릭합니다.
   필터 화살표 옆에서 하는 간단 정렬 말고,
   정렬 대화상자를 여는 게 핵심입니다.

2) 정렬 기준 설정

정렬 창이 뜨면 아래처럼 설정합니다.

• ‘정렬 기준’: 구분 열 선택
• ‘정렬 기준(정렬 키)’: 값
• ‘순서’ 오른쪽 드롭다운 클릭 → [사용자 지정 목록…] 선택

여기까지 오면 조그마한 창이 하나 더 뜹니다.

3) 사용자 지정 목록 만들기

1. 왼쪽에서 **[새 목록]**을 선택합니다.
2. 오른쪽 ‘목록 항목(L)’ 입력 칸에 한 줄씩 입력합니다.
3. 노트북 TV 컴퓨터
4. 입력이 끝나면 [추가] → [확인] 을 눌러 목록을 저장합니다.

이제 다시 정렬 창으로 돌아오면
‘순서’ 부분에 노트북, TV, 컴퓨터 목록이 보일 겁니다.

그 상태에서 **[확인]**을 눌러 주면 끝입니다.

→ 결과: 구분 열이 노트북 → TV → 컴퓨터 순서로 깔끔하게 정렬됩니다.

이 목록은 한 번 만들어 두면 같은 파일에서 계속 재사용할 수 있어서,
비슷한 표를 반복해서 정리할 때 꽤 편합니다.

출처 - 엑셀

---

3. 시험/과제에서 막힐 때 쓰는 보조열(정렬키) 방법

컴퓨터 실습 시험이나 제한된 환경에서는
사용자 지정 목록 메뉴에 바로 접근이 안 되는 경우도 있습니다.
이럴 땐 보조열을 하나 만들어 숫자로 정렬하는 우회 방법이 있습니다.

1. 구분 열 오른쪽에 ‘정렬키’ 같은 보조열을 하나 추가합니다.
2. 첫 번째 데이터 행에 아래와 같이 입력합니다.
   • B4는 구분 열의 첫 번째 셀 주소에 맞게 바꿔 주면 됩니다.
3. =IFS(B4="노트북",1, B4="TV",2, B4="컴퓨터",3)
4. 셀 오른쪽 아래를 더블클릭해서 아래로 채워 넣습니다.
5. 이제 표 전체를 선택한 뒤,
   정렬 기준을 ‘정렬키’ 열, 오름차순으로 정렬합니다.

→ 1(노트북) → 2(TV) → 3(컴퓨터) 순서로 정렬되면서
결과적으로 우리가 원하는 순서가 됩니다.

이 방법의 장점은:

• 사용자 지정 목록을 건드리지 않아도 되고
• 나중에 정렬 기준이 바뀌면 숫자만 바꾸면 되기 때문에
  실습 시험이나 과제에서 꽤 유용합니다.

---

4. 실무에서 자주 쓰이는 팁 몇 가지

마지막으로, 실제 업무에서 써보면서 느낀 몇 가지 팁을 정리해 봅니다.

1. ‘사용자 지정 목록’은 반복되는 보고서에 특히 유리
   예를 들어,
   • ‘상’, ‘중’, ‘하’
   • ‘긴급’, ‘보통’, ‘나중에’
     같은 등급 데이터가 자주 나오면,
     한 번 목록 만들어 두고 계속 쓰면 시간 많이 줄어듭니다.
2. 보조열 방식은 로직이 눈에 보인다는 장점
   팀원에게 파일을 넘겼을 때
   “왜 이 순서지?” 라는 질문을 많이 받는 편인데,
   보조열에 노트북=1 이런 식으로 박혀 있으면
   의사결정 기준 설명하기가 훨씬 쉽습니다.
3. 필터 정렬만으로 해결하려고 붙잡고 있지 말기
   필터 메뉴에 보이는 오름차순/내림차순은
   말 그대로 “가나다/숫자 순 정렬”일 뿐이라
   업무상 의미 있는 순서와는 다른 경우가 많습니다.
   이럴 때는 과감하게 [데이터] 탭의 정렬 대화상자를 여는 습관을 들이면
   엑셀을 훨씬 “도구답게” 쓸 수 있습니다.

---

정리하면,

• 정석은 데이터 → 정렬 → 사용자 지정 목록으로
  노트북 / TV / 컴퓨터 목록을 만들어 정렬하는 것,
• 우회는 보조열에 노트북=1, TV=2, 컴퓨터=3처럼 값을 줘서
  숫자로 정렬하는 방식입니다.

실무 파일이나 학교 과제에서
“특정 순서대로 정렬하시오” 같은 문제가 나오면
위 두 가지 방법 중 하나를 떠올리면 웬만한 상황은 다 해결됩니다.