엑셀 방 배정 자동화: 성별·지역·연령 맞춤형 배정 시트 만들기 (무료 템플릿 가이드)

안녕하세요! 각종 행사나 워크숍, MT를 준비할 때 가장 손이 많이 가는 업무가 무엇일까요?

바로 숙소 배정입니다.

특히 참가자가 많아질수록 성별을 구분하고, 비슷한 연령대나 같은 지역 사람들끼리 묶어주는 작업은 상당한 집중력을 요구하죠.

 

오늘은 엑셀 전문가인 제가 수식 하나로 성별 혼숙 방지는 물론, 지역과 연령대까지 고려해 방을 자동으로 배정하는 스마트한 방법을 소개해 드립니다.

이 가이드만 따라오시면 수백 명의 배정도 단 1분 만에 끝낼 수 있습니다.

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1. 스마트한 방 배정 시트의 설계 원리

자동 방 배정의 핵심은 엑셀이 데이터를 분류할 수 있도록 **'논리적 그룹'**을 만들어주는 것입니다.

성별, 지역, 나이라는 세 가지 데이터를 하나의 '고유 키'로 결합하면, 엑셀은 이 키를 바탕으로 같은 방을 써야 할 사람들을 순식간에 찾아냅니다.

여기에 **'방당 최대 인원'**을 설정값으로 연동하면, 인원 변경 시에도 시트 전체가 실시간으로 반응하는 완벽한 자동화 시스템이 구축됩니다.

출처 - 내가 만든 엑셀

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2. 단계별 엑셀 시트 구성법

[Step 1] 기본 데이터 및 설정값 입력

먼저 시트의 상단이나 우측(예: K2 셀)에 **[방당 최대 인원]**을 입력할 수 있는 칸을 만듭니다. 여기에 '3'을 입력하면 3인 1실, '4'를 입력하면 4인 1실 기준으로 배정됩니다.

데이터 영역(A~D열)에는 다음과 같은 정보를 입력합니다.

• 성명, 성별, 지역, 나이

[Step 2] 자동 계산 수식 적용 (2행 기준)

이제 아래의 세 가지 마법 수식을 입력하고 명단 끝까지 드래그하세요.

① 연령대 자동 생성 (E2 셀) =INT(D2/10)*10 & "대"

나이를 입력하면 자동으로 20대, 30대로 분류되어 세대 간 소통이 원활한 배정을 돕습니다.

② 방 배정 그룹 키 생성 (F2 셀) =B2 & "_" & C2 & "_" & E2

성별_지역_연령대를 하나로 합친 코드입니다. 성별이 가장 앞에 있어 남녀가 섞일 염려가 전혀 없습니다.

③ 최종 방 번호 자동 부여 (G2 셀) =B2 & "_" & ROUNDUP(COUNTIF($F$2:F2, F2)/$J$2, 0) & "번방"

같은 그룹 키를 가진 사람들 중에서 몇 번째인지를 계산하여, 설정한 인원수마다 방 번호를 1씩 올리며 배정합니다.

COUNTIF 함수와 ROUNDUP 함수 조합

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3. 실무 효율을 높여주는 데이터 정렬 팁

모든 수식을 입력했다면 마지막에 꼭 해야 할 작업이 있습니다. 바로 **[데이터 정렬]**입니다.

1. 데이터 전체 범위를 선택합니다.
2. [데이터] 탭 > [정렬] 메뉴를 클릭합니다.
3. 정렬 기준을 [방 배정 그룹 키] 또는 **[최종 방 번호]**로 설정합니다.

정렬을 완료하면 같은 방을 쓰게 될 사람들이 한곳에 모여 정렬됩니다. 이 명단을 그대로 출력하거나 복사해서 배부하기만 하면 끝입니다!

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4. 이 배정 방식의 기대 효과

• 성별 완벽 분리: 성별 정보가 방 번호의 핵심 키로 작용하여 혼숙 사고를 원천 차단합니다.
• 실시간 대응: 숙소 측 사정으로 방당 인원수가 변경되어도 설정값 하나만 바꾸면 즉시 재배치됩니다.
• 개인정보 보호와 편의성: 정렬 기능을 통해 방별 명단을 깔끔하게 관리할 수 있어 행사 운영이 훨씬 매끄러워집니다.

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마치며

엑셀은 복잡한 계산을 하는 도구이기도 하지만, 우리의 귀한 시간을 아껴주는 훌륭한 비서이기도 합니다.

오늘 소개해 드린 자동 방 배정 로직을 활용해 보세요.

 

반복되는 문서 작업에서 벗어나 더 즐겁고 활기찬 행사 기획에 집중하실 수 있을 겁니다.

작업하시면서 궁금한 점이나 더 복잡한 조건(예: 특정 인원 고정 배정 등)이 필요하시다면 언제든 댓글로 질문을 남겨주세요!

순차_방배정.xlsx

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