오더시트(Purchase Order) 영문 양식 만들기 – 해외 공장 발주용 엑셀 서식

베트남·인도네시아 공장에 발주하면서 한글 발주서를 그대로 번역기에 돌려 보내면 반드시 사고가 납니다. 사이즈 배분, 컬러별 수량, 납기 조건이 애매하게 전달되면 그 손실은 전량 발주처가 떠안습니다. 오더시트에 반드시 들어가야 할 항목과, 그대로 쓸 수 있는 영문 엑셀 양식을 정리합니다.

이전 글 발주서 작성할 때 실무자가 자주 틀리는 단위 표기 3가지에서 단위 문제를 다뤘다면, 이번 글은 양식 전체 구조입니다.

영문 오더시트에 반드시 들어가야 할 9개 블록 구성도

오더시트에 반드시 들어가야 할 9개 블록

빠지면 반드시 문제가 되는 순서대로입니다.

1. 헤더 (Header)
PO No. / PO Date / Buyer / Supplier(Factory) / Season

PO 번호 체계를 정해 두세요. 26FW-001 처럼 연도+시즌+연번이면 나중에 검색이 됩니다.

2. 스타일 정보 (Style Information)
Style No. / Style Name / Fabrication / Description

3. 사이즈별 수량 (Size Breakdown)
가장 중요한 블록입니다. 아래에서 따로 다룹니다.

4. 가격 (Price)
Unit Price / Currency / Total Amount / Price Term(Incoterms)

5. 납기 (Delivery)
Ex-Factory Date / Shipment Date / Destination Port

6. 원부자재 (Material)
Fabric / Trims 지급 방식 — 공장 조달인지 발주처 지급인지 명시

7. 품질 기준 (Quality Standard)
AQL 수준, 원단 검사 기준(4점법 몇 점 이하), 측정 허용 오차(Tolerance)

8. 포장 (Packing)
Poly bag / Carton / Assortment(Solid or Ratio) / Shipping mark

9. 결제 조건 (Payment Terms)
T/T 30 days after B/L, L/C at sight 등

사이즈 배분 — 여기서 가장 많이 틀립니다

색상 × 사이즈 매트릭스로 만들어야 합니다. 텍스트로 나열하면 반드시 오해가 생깁니다.

Color	S	M	L	XL	Total
Black	200	400	400	200	1,200
Navy	150	300	300	150	900
Ivory	100	200	200	100	600
Total	450	900	900	450	2,700

반드시 지킬 것

• 행 합계와 열 합계가 총 수량과 일치하는지 수식으로 검증
• 사이즈 스펙(한국 사이즈 vs US/EU)을 별도 표기
• 여유분(overage) 허용 범위 명시 — 보통 ±3~5%

"Total"만 적고 배분을 안 적으면 공장이 임의로 나눕니다. 그러면 M 사이즈만 남고 L이 모자라는 상황이 생깁니다.

색상별 사이즈별 수량 배분 매트릭스 예시

Incoterms — 한 단어에 수백만 원이 걸립니다

가격 조건을 안 적거나 잘못 적으면 운임과 보험료 부담 주체가 달라집니다.

조건	인도 시점	운임 부담	보험 부담
EXW	공장 문 앞	매수인	매수인
FOB	선적항 본선 적재	매수인	매수인
CFR (C&F)	선적항	매도인	매수인
CIF	선적항	매도인	매도인
DDP	목적지 (관세 포함)	매도인	매도인

의류 수입에서는 FOB가 가장 흔합니다. 단가를 비교할 때는 조건을 맞춰야 합니다. FOB $8.50과 CIF $9.20을 그냥 비교하면 안 됩니다.

Incoterms는 개정되므로 "FOB Haiphong, Incoterms 2020"처럼 버전까지 명시하는 것이 안전합니다.

Incoterms 조건별 운임과 보험 부담 주체 비교표

Ex-Factory와 Shipment는 다릅니다

• Ex-Factory Date: 공장에서 물건이 나오는 날
• Shipment Date: 배에 실리는 날
• ETA: 도착 예정일

셋 사이에 시차가 있습니다. 베트남 → 부산이면 통상 7~10일, 여기에 부킹 대기와 통관이 더 붙습니다.

오더시트에는 Ex-Factory Date를 명시하고, 그 날짜를 기준으로 공장을 관리하세요. Shipment만 적으면 공장이 선적 직전까지 늦춥니다.

시즌 마감 역산도 함께 적어 두면 좋습니다. 매장 입고일에서 통관·물류·검품을 역산하면 Ex-Factory 데드라인이 나옵니다. 이 계산은 생산일정표 간트차트 엑셀로 만들기에서 다뤘습니다.

품질 조건 — 한 줄이 클레임을 가릅니다

문제가 생긴 뒤에 협의하면 늦습니다. 발주 시점에 적어 두세요.

AQL (Acceptable Quality Limit)

AQL 2.5 for major defects, 4.0 for minor defects

일반 의류에서 널리 쓰이는 수준입니다. 고급 라인은 1.5를 쓰기도 합니다.

원단 검사

Fabric inspection: 4-Point System, max 40 points per 100 sq. yards

이 한 줄에 대한 자세한 내용은 원단 검단 4점법 판정 기준에 정리해 두었습니다.

측정 허용 오차

Measurement tolerance: as per approved spec sheet

스펙 시트를 첨부하고 그 기준을 따른다고 명시합니다.

자주 쓰는 영문 표현

한글	영문
발주서	Purchase Order (P/O)
발주 수량	Order Quantity (Order Qty)
단가	Unit Price
총액	Total Amount
납기	Delivery Date
공장 출고일	Ex-Factory Date
선적	Shipment
원단	Fabric
부자재	Trims / Accessories
색상 배분	Color Assortment
사이즈 배분	Size Breakdown
승인 샘플	Approved Sample
선적 전 검사	Pre-Shipment Inspection (PSI)
여유 수량	Overage / Tolerance
포장 명세	Packing List
선적 표시	Shipping Mark

첨부 엑셀 양식 구성

시트 세 개입니다.

1. PO (Purchase Order)
영문 오더시트 본체입니다. 헤더부터 결제 조건까지 9개 블록이 순서대로 배치돼 있습니다. 노란색 칸만 채우면 됩니다.

색상 × 사이즈 매트릭스에서 행·열 합계가 총 수량과 일치하는지 자동 검증됩니다. 불일치하면 경고가 표시되므로 잘못된 발주서가 나가는 것을 막아 줍니다.

2. Size Spec
사이즈별 측정 스펙과 허용 오차를 적는 시트입니다. 오더시트와 함께 보냅니다.

3. 용어집
위 영문 표현표를 시트로 넣어 두었습니다. 메일 쓸 때 참고하세요.

발주 전 최종 확인 5가지

• 색상 × 사이즈 합계가 총 수량과 일치하는가
• Incoterms와 통화(USD/KRW)가 명시돼 있는가
• Ex-Factory Date가 적혀 있는가 (Shipment만 적혀 있지 않은가)
• 원부자재 조달 주체가 명확한가
• 품질 기준(AQL, 원단 검사)이 적혀 있는가

다섯 개 중 하나라도 비어 있으면 보내지 마세요. 나중에 "그건 말 안 했잖아요"라는 말을 듣게 됩니다.

마무리

오더시트는 계약서입니다. 영문이 어색한 건 문제가 아니지만, 항목이 빠진 건 반드시 문제가 됩니다.

첨부 양식으로 진행 중인 오더 하나를 채워 보시고, 빠진 항목이 있는지 확인해 보세요. 대부분 Incoterms나 Ex-Factory Date 중 하나가 비어 있습니다.

오더시트_영문양식.xlsx

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